С 1 сентября 2026 года ЭПД становятся обязательными: что изменится для перевозчиков и грузоотправителей

Чтобы избежать вопросов после вступления новых правил в силу, стоит заранее разобраться, в каких ситуациях нововведения обязательны, кому потребуется усиленная подпись и какие исключения предусмотрены законодательством.

Что такое ЭПД

ЭПД (электронные перевозочные документы) — это цифровые аналоги документов, которые используются при перевозке грузов. В зависимости от ситуации к ним относятся:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• заказ (заявка) на перевозку;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка);
• другие документы, предусмотренные законодательством.

С 1 сентября 2026 года оформление транспортной накладной, заказа (заявки) на перевозку и экспедиторских документов осуществляется в цифровом формате. Эти документы подписываются электронной подписью и передаются через аккредитованного оператора ЭПД. По юридической силе они равнозначны бумажным экземплярам.

Когда необходимо использовать ЭПД и электронную подпись?

Главный критерий — наличие договора перевозки. Если доставка выполняется сторонней транспортной компанией или индивидуальным предпринимателем-перевозчиком, оформление ЭПД становится обязательным.

Требования к электронной подписи зависят от роли участника перевозки.

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Если документы оформляет сотрудник компании, дополнительно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия.

Для водителей правила отличаются. При подтверждении погрузки и выгрузки УКЭП обычно не требуется — достаточно простой электронной подписи в мобильном приложении. Исключение составляют ситуации, когда водитель одновременно выступает перевозчиком как индивидуальный предприниматель.

Что стоит проверить заранее

Если ваша организация регулярно отправляет или принимает грузы, уже сейчас стоит проверить, готовы ли внутренние процессы к новым требованиям. Перед началом работы желательно:

• определить, кто будет отвечать за оформление перевозок;
• согласовать порядок взаимодействия с отправителями и получателями;
• проверить используемое программное обеспечение;
• провести несколько тестовых отправок;
• проинформировать сотрудников о новом порядке оформления.

Это поможет избежать задержек при оформлении перевозок, возврата накладных на исправление и проблем при взаимодействии с контрагентами после 1 сентября 2026 года.

Что нужно обсудить с партнерами

Даже если внутри организации все готово, стоит заранее уточнить, каким сервисом пользуются ваши поставщики, заказчики и исполнители. При использовании разных операторов может потребоваться настройка роуминга, чтобы обмен проходил без дополнительных действий. Перед началом работы желательно:

• уточнить, через какого оператора работают партнеры;
• проверить возможность обмена между разными платформами;
• провести тестовый обмен документами с постоянными контрагентами;
• назначить ответственных сотрудников с каждой стороны.

Несколько предварительных проверок занимают о меньше времени, чем решение организационных вопросов уже после вступления новых требований в силу.

Заключение

Переход на новый порядок оформления перевозок позволит сократить количество бумажных экземпляров, ускорить обмен информацией между участниками и упростить хранение документов. При этом на начальном этапе могут возникнуть организационные вопросы: потребуется оформить необходимые подписи, распределить роли между сотрудниками, проверить совместимость используемых программ и наладить взаимодействие с партнерами. Если начать подготовку заранее, переход на новый формат документооборота пройдет заметно спокойнее.